PROFORMA INVOICE LÀ GÌ? KHI NÀO PROFORMA INVOICE ĐƯỢC PHÁT HÀNH?
Proforma Invoice (PI) là một thuật ngữ phổ biến trong hoạt động xuất nhập khẩu và thương mại quốc tế? Vậy thực chuẩn Proforma Invoice là gì? Hãy cùng Unlimited Access Việt Nam tìm hiểu về Proforma Invoice và phân biệt giữa Proforma Invoice và commercial Invoice qua bài viết dưới đây nhé!
Proforma invoice là gì?
- Proforma Invoice trong lĩnh vực xuất nhập khẩu thường được viết tắt thành PI. Dịch ra tiếng việt thì Proforma Invoice có nghĩa là hóa đơn chiếu lệ. Bản chất của PI thì đây là bản nháp đầu của hóa đơn thương mại chính thức cho lô hàng chuẩn bị xuất nhập khẩu. Khi nhìn vào Proforma Invoice hay hóa đơn chiếu lệ, bạn sẽ biết được các thông tin của hàng hóa một cách đầy đủ như thông tin về số lượng hàng, loại hàng, tổng tiền hàng, trị giá của từng sản phẩm…
- Tuy Proforma Invoice (PI) có hình thức giống như hóa đơn thương mại nhưng nó sẽ không được sử dụng để đòi tiền hay thanh toán. Lý do là bởi đây chỉ là bản nháp của hóa đơn thương mại chính thức.
- Bên xuất khẩu (bên bán) sẽ sử dụng PI để cam kết với bên nhập khẩu (bên mua) về những thông tin của lô hàng là đúng với thực tế. Đặc biệt xác định giá trị cụ thể của lô hàng đó.
- Sau khi bên nhập khẩu đã nhận được Proforma Invoice (hóa đơn chiếu lệ) thì 2 bên sẽ tiếp tục đưa ra các điều khoản thỏa thuận chung và thống nhất chúng. Vậy nên, bạn có thể hiểu rằng Proforma Invoice là những bản nháp cho phép sửa đổi nhiều lần rồi rút ra những điều kiện tối ưu nhất cho cả 2 bên mua – bán trước khi đưa các điều khoản vào hợp đồng thương mại chính thức.
Khi nào thì Proforma Invoice được phép phát hành?
Trong quá trình mua bán thì bên bán sẽ không bắt buộc phải phát hành hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice). Vậy nên cũng không có một quy nào nói cụ thể thời điểm phát hành hóa đơn này.
Tuy nhiên, để việc giao dịch trở lên rõ ràng về các điều khoản hơn và đi đến thống nhất trong thời gian sớm nhất thì 2 bên mua – bán sẽ làm trước một bản PI để lấy làm cơ sở tham khảo. Từ bản PI này thì cả e bên sẽ có những phương án xử lý, chỉnh sửa và tạo điều kiện thuận lợi hơn. Như vậy, Proforma Invoice sẽ được phát hành trong những trường hợp, thời điểm sau:
- Tại thời điểm hàng chưa được giao, bên xuất khẩu cần phải đưa cho bên nhập khẩu đầy đủ nhưng chứng chứng từ chưa đầy đủ thông tin về lô hàng.
- Khi bên nhập khẩu cần xác nhận giá trị lô hàng để tiến hành hoàn tất thủ tục thông quan nhập khẩu cho hàng hóa. Giá trị lô hàng đã trở thành điều kiện bắt buộc ở một số quốc gia trên thế giới.
- Proforma có thể được phát hành khi chưa hoàn thiện được hết những thông tin cần có Commercial Invoice chưa thể được phát hành. Cả 2 bên mua và bán đều đã có đầy đủ thông tin của lô hàng. Bên người mua (bên nhập khẩu) cảm thấy hài lòng về các điều khoản, hàng đã đóng vào container hoặc đã được chuyển đi thì bên người bán có thể phát hành hóa đơn thương mại cho lô hàng đó.
Vai trò và nội dung của Proforma Invoice
Proforma Invoice thường có vai trò rất quan trọng trong quá trình hoàn thiện hợp đồng thương mại. Bởi vì nó được coi là tiền đề để hợp đồng mua bán tránh những sai sót không đáng có và các điều khoản có trong hợp đồng sẽ hài hóa giữa cả 2 bên xuất khẩu và nhập khẩu.
Lý do để coi Proforma Invoice trở thành tiền đề của hợp đồng mua bán cũng là bởi bên nhập khẩu và xuất khẩu nhìn vào nội dung của PI và tiến hành các yêu cầu chỉnh sửa nếu có nội dung chưa hợp lý. Nội dung của Proforma cụ thể như sau:
- Thông tin hóa đơn: số và ngày hóa đơn (date, invoice number)
- Seller: tên, địa chỉ đăng ký kinh doanh, tell, fax của người bán
- Buyer: tên, địa chỉ đăng ký kinh doanh, tel, fax người mua
- Thông tin hàng hóa: tên hàng hóa, đơn giá của hàng hóa, số lượng giao dịch, cách đóng gói, tổng tiền cần thanh toán….
- Payment term: phương thức thanh toán quốc tế theo thỏa thuận
- Thông tin ngân hàng bên xuất khẩu
- Port of Loading: Cảng bốc hàng
- Port of Destination: Cảng hàng đế.
- ETD/ ETA (Estimated time delivery/ Estimated Time Arrival): ngày giao hàng và ngày dự kiến hàng đến nơi.
Phân biệt Proforma Invoice và commercial Invoice
Thực tế bạn hoàn toàn có thể phân biệt được sự khác nhau của Proforma Invoice và Commercial Invoice một cách dễ dàng khi dựa vào định nghĩa của chúng. Cụ thể bạn có thể tham khảo như sau:
- Hóa đơn chiếu lệ, tức Proforma Invoice, được bên xuất khẩu phát hành trước khi hàng được gửi hoặc hàng không có sẵn để gửi. Còn Commercial Invoice (hóa đơn thương mại) lại được phát hành khi hàng đã hoàn tất việc đóng vào container hoặc hàng sau khi hàng được gửi.
- Thực tế, Proforma Invoice và Commercial Invoice đều có những nội dung cơ bản tương tự nhau. Nhưng, Commercial Invoice là hóa đơn chính thức nên tất cả những thông tin trong đó chính xác gần như tuyệt đối và những thông tin có trên đây sẽ không thay đổi được nữa. Còn trên hóa đơn chiếu lệ thì có thể sửa thông tin đến lúc cả 2 bên xuất, nhập khẩu đồng ý thì thôi
- Proforma Invoice còn là vật mang tính cam kết giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu để 2 người cùng thống nhất những thỏa thuận. Trong khi đó, Commercial Invoice là những chứng từ chính thức và xác nhận giao dịch thương mại, mua bán. Hai bên mua và bán đều bị ràng buộc với nhau
- Cuối cùng là về hoạch toán, Commercial Invoice sẽ được sử dụng trong việc hoạch toán của cả 2 bên xuất khẩu và bên nhập khẩu. Còn lại hóa đơn chiếu lệ thì không làm được như vậy.
Dưới đây là bảng so sánh giữa Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) và Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice):
| Hóa đơn chiếu lệ (PI) | Hóa đơn thương mại (CI) | |
| Thời điểm phát hành | Trước khi hàng gửi đi | Sau khi hàng đã được gửi đi, hoặc đã được đóng gói. |
| Tính chất pháp lý | Không có giá trị pháp lý. Có thể thay đổi chỉnh sửa nhiều lần. | Có giá trị pháp lý, Không thể thay đổi. |
| Xác nhận thỏa thuận | Cam kết tạm thời giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu | Xác nhận các giao dịch kinh doanh, ràng buộc các bên |
| Mục đích sử dụng | Báo giá, chứng từ làm các thủ tục hải quan, thông tin bán hàng | Kế toán, thực hiện giao dịch chính thức |
| Sự khác biệt trong nội dung | Nội dung cơ bản giống nhau với CI, có thể chỉnh sửa cho đến khi cả hai bên đồng ý | Nội dung phải cố định, không thể thay đổi sau khi phát hành |
| Gía trị thanh toán | Không thể sử dụng để làm chứng từ thanh toán | Được dùng để làm chứng từ thanh toán giữa người mua và người bán. |
Trên đây là những thông tin mà Unlimited Access Việt Nam muốn gửi đến cho các bạn để trả lời câu hỏi Proforma invoice là gì. Mong rằng bài viết này sẽ có ích cho bạn.
Nếu bạn cần được hỗ trợ mua hàng trên Alibaba hoặc ở các sàn khác thì có thể liên hệ đến Unlimited Access Việt Nam chúng tôi.
Xem thêm: Cách nhận biết nhà cung cấp uy tín trên Taobao.com
Website: unlimitedaccess.vn
