kiến thức XNK

Những việc cần làm ngay khi nhận được Arrival Notice năm 2025.

Arrival Notice – Giấy báo hàng đến đã về tay, cần làm gì?

Trong hoạt động nhập khẩu, Arrival Notice (Giấy báo hàng đến) là một trong những chứng từ quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải nắm rõ. Đây là thông báo do hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu gửi cho người nhận hàng (Consignee) khi tàu sắp cập cảng.

Mặc dù chỉ là một tờ thông báo, nhưng Arrival Notice lại mở đầu cho toàn bộ quy trình nhận hàng, khai báo hải quan và đưa hàng về kho. Nếu không xử lý kịp thời, doanh nghiệp có thể phát sinh phí lưu container (Demurrage) hoặc phí lưu bãi (Detention).

Vậy khi nhận được Arrival Notice, doanh nghiệp cần làm gì để đảm bảo tiến độ và tránh chi phí phát sinh?

1. Kiểm Tra Kỹ Thông Tin Trên Arrival Notice

Ngay khi nhận được giấy báo hàng đến, việc đầu tiên cần làm là kiểm tra tính chính xác của toàn bộ thông tin.
Arrival Notice thường thể hiện các dữ liệu quan trọng như:

  • Tên tàu, số chuyến, ngày dự kiến cập cảng (ETA)

  • Số vận đơn (B/L number), số container, số seal

  • Thông tin người gửi (Shipper) và người nhận hàng (Consignee)

Doanh nghiệp nên đối chiếu với vận đơn gốc (Bill of Lading) để phát hiện sớm sai sót.
Ví dụ: sai tên hàng, sai số container, hoặc sai cảng dỡ hàng. Nếu có điểm chưa khớp, hãy liên hệ ngay hãng tàu hoặc đại lý vận chuyển để được chỉnh sửa kịp thời.

Việc phát hiện sớm giúp tránh rắc rối về sau, đặc biệt khi tàu đã đến cảng.

2. Thanh Toán Phí Local Charge Để Nhận Lệnh Giao Hàng (D/O)

Sau khi xác nhận thông tin, bước tiếp theo là thanh toán phí Local Charge theo quy định của hãng tàu. Đây là điều kiện để được cấp lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O).

Các khoản phí phổ biến gồm:

  • Phí D/O

  • Phí THC (Terminal Handling Charge)

  • Phí vệ sinh container, phí seal

  • Phí chứng từ và handling

Một số hãng tàu yêu cầu thanh toán online hoặc qua đại lý chỉ định, nên cần đọc kỹ hướng dẫn trong Arrival Notice.

Việc chậm thanh toán = chậm nhận D/O, dẫn đến chậm lấy hàng và có thể phát sinh phí lưu bãi. Hãy chủ động thanh toán sớm để đảm bảo quy trình thông suốt.

3. Chuẩn Bị Hồ Sơ Nhận Hàng Và Làm Thủ Tục Hải Quan

Sau khi thanh toán xong, bạn sẽ được cấp lệnh giao hàng (D/O) – “chìa khóa” để nhận hàng tại cảng.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn:

  • Vận đơn gốc (Original B/L) hoặc xác nhận Telex Release

  • Giấy giới thiệu / ủy quyền nhận hàng

  • Biên lai thanh toán phí Local Charge

  • Giấy phép kinh doanh hoặc CCCD của người nhận

Đồng thời, chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan gồm:

  • Hóa đơn thương mại (Invoice)

  • Phiếu đóng gói (Packing List)

  • C/O (Giấy chứng nhận xuất xứ)

  • Hợp đồng mua bán (Contract)

  • Tờ khai nhập khẩu nháp

Chuẩn bị kỹ chứng từ giúp rút ngắn thời gian thông quan, tránh tình trạng bổ sung hồ sơ nhiều lần gây chậm tiến độ.

4. Theo Dõi Lịch Trình Tàu Và Thời Gian Miễn Phí (Free Time)

Dù đã có Arrival Notice, doanh nghiệp vẫn nên chủ động theo dõi lịch trình thực tế của tàu qua website của hãng tàu hoặc đại lý.

Ngày ETA (dự kiến cập cảng) có thể thay đổi do thời tiết, tắc cảng hoặc sự cố kỹ thuật. Theo dõi sát sao giúp bạn chủ động sắp xếp phương tiện, nhân sự và kế hoạch nhận hàng.

Đồng thời, đừng quên kiểm tra thời gian miễn phí lưu container (Free Time). Nếu hàng chưa kịp thông quan, việc nắm rõ thời hạn giúp chủ động thương lượng gia hạn, tránh chi phí lưu container không đáng có.

5. Chủ Động Xử Lý Arrival Notice – Giảm Chi Phí, Tối Ưu Quy Trình

Nhận được Arrival Notice là tín hiệu khởi động quy trình nhận hàng nhập khẩu. Việc xử lý nhanh chóng, chính xác và có kế hoạch sẽ giúp doanh nghiệp:

  • Giảm thiểu rủi ro trong khâu nhận hàng

  • Tiết kiệm chi phí logistics

  • Đảm bảo tiến độ giao hàng đúng cam kết

Từ việc kiểm tra thông tin, thanh toán phí, chuẩn bị chứng từ đến theo dõi lịch trình – mỗi bước đều cần được thực hiện chuyên nghiệp và kịp thời.
Unlimited Access

Mọi thắc mắc và cần hỗ trợ xin vui lòng liên hệ đến Unlimited Access qua các phương thức dưới đây:

Địa chỉ:

VP Chính HCM: Số 6 Nguyễn Trung Trực, Phường 5, Quận Bình Thạnh, TP.HCM.

VP Đại Diện HN: Tầng 2-Toà Nhà 25T2 Nguyễn Thị Thập, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP. Hà Nội.

Zalo: 090.225.8007

Hotline: 090.225.8007

Website: unlimitedaccess.vn

Page Facebook : https://www.facebook.com/UAalibabavietnam

Nếu bạn cần được hỗ trợ mua hàng trên Alibaba hoặc ở các sàn khác thì có thể liên hệ đến Unlimited Access Việt Nam chúng tôi. Nếu bạn cần biết thêm thông tin về hàng phi mậu dịch xin hãy liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ!

Một số sản phẩm liên quan: https://unlimitedaccess.vn/san-pham/san-pham-nhap-khau/

 

 

 

0902.258.007