Bộ Chứng Từ Khi Nhập Khẩu Hàng Ghép Qua Ủy Thác

Checklist Đầy Đủ Cho Doanh Nghiệp

Trong hoạt động nhập khẩu, đặc biệt với các doanh nghiệp nhỏ hoặc các lô hàng có số lượng thấp, phương án đi hàng ghép LCL thông qua một đơn vị ủy thác nhập khẩu đang trở nên phổ biến. Đây là lựa chọn tối ưu khi doanh nghiệp không có tư cách pháp nhân phù hợp, không muốn trực tiếp làm thủ tục hải quan, hoặc mong muốn đơn giản hóa quy trình vận chuyển – khai báo – thông quan.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn thắc mắc:
“Đi hàng ghép qua đơn vị ủy thác nhập khẩu thì mình sẽ nhận được những giấy tờ gì?”
“Có khác gì so với nhập khẩu trực tiếp không?”
“Những chứng từ nào bắt buộc phải có để hợp thức hóa hàng hóa sau thông quan?”

Bài viết dưới đây sẽ giải thích chi tiết, đầy đủ và rõ ràng dành cho người mới lẫn doanh nghiệp đã có kinh nghiệm xuất nhập khẩu nhưng muốn hiểu chuẩn hơn về quy trình ủy thác.

1. Tổng quan về nhập khẩu ủy thác và hàng ghép LCL

1.1. Nhập khẩu ủy thác là gì?

Nhập khẩu ủy thác là hình thức doanh nghiệp A (bên giao ủy thác) nhờ doanh nghiệp B (đơn vị dịch vụ – bên nhận ủy thác) đứng ra thực hiện toàn bộ hoặc một phần quy trình nhập khẩu.

Bên nhận ủy thác sẽ thay mặt khách hàng:

Mua hàng hoặc tiếp nhận hàng từ người bán nước ngoài
Ký hợp đồng
Làm thủ tục vận chuyển quốc tế
Làm thủ tục hải quan, nộp thuế nhập khẩu
Hoàn tất thông quan
Giao hàng cho doanh nghiệp A

Đổi lại, bên giao ủy thác trả phí dịch vụ ủy thác.

1.2. Hàng ghép LCL là gì?

LCL (Less than Container Load) là hình thức ghép chung nhiều lô hàng của nhiều khách khác nhau trong cùng một container. Doanh nghiệp thường chọn LCL khi:

Lượng hàng ít
Chưa đủ tải để thuê nguyên cont (FCL)
Muốn tối ưu chi phí vận chuyển quốc tế

Khi kết hợp hàng ghép + ủy thác, doanh nghiệp càng giảm thêm chi phí và thủ tục.

2. Quy trình nhập khẩu ủy thác đối với hàng ghép LCL

Để hiểu bộ chứng từ, cần nắm tổng quan quy trình:

Khách hàng gửi thông tin hàng hóa
Gồm hình ảnh, mã HS dự kiến, mục đích sử dụng, số lượng, quy cách đóng gói.
Đơn vị ủy thác báo giá
Gồm phí ủy thác, phí vận chuyển quốc tế, phí hải quan, thuế, phụ phí khác.
Ký hợp đồng ủy thác nhập khẩu
Ràng buộc trách nhiệm pháp lý giữa hai bên.
Đơn vị ủy thác nhận hàng tại kho nước ngoài / người bán giao hàng
Có thể là kho Trung Quốc, Thái Lan, Hàn Quốc, EU… tùy nguồn hàng.
Hàng được đóng gói – phân loại – ghép chung container
Các lô hàng từ nhiều khách sẽ được gom lại.
Vận chuyển về Việt Nam
Đi bằng đường biển LCL hoặc đường bộ (nếu về từ Trung Quốc).
Làm thủ tục hải quan
Bên ủy thác đứng tên tờ khai, chịu trách nhiệm pháp lý với cơ quan hải quan.
Hoàn tất thông quan – giao hàng cho khách
Kèm theo hồ sơ chứng từ.

3. Hàng ghép LCL nhập khẩu ủy thác – Bạn nhận được những giấy tờ gì?

Bộ chứng từ khách nhận được sẽ khác nhau tùy mô hình ủy thác. Tuy nhiên, bộ hồ sơ chuẩn của một lô hàng ghép nhập khẩu ủy thác đầy đủ – hợp lệ – hợp pháp gồm các loại sau:

3.1. Hợp đồng ủy thác nhập khẩu (Import Entrustment Contract)

Đây là chứng từ đầu tiên và quan trọng nhất.

Mục đích:

Xác định rõ trách nhiệm của bên giao ủy thác (khách hàng) và bên nhận ủy thác.
Là căn cứ hợp pháp khi kiểm tra thuế, kiểm toán, hoặc xuất trình với cơ quan quản lý.

Nội dung chính:

Thông tin pháp lý của hai bên
Mặt hàng ủy thác
Giá trị hợp đồng
Phí ủy thác
Hình thức thanh toán
Trách nhiệm khi hàng hư hỏng, thất lạc
Điều khoản giải quyết tranh chấp

Lưu ý:
Nhiều doanh nghiệp nhỏ bỏ qua hợp đồng – đây là sai lầm lớn vì dễ phát sinh rủi ro pháp lý.

3.2. Hóa đơn dịch vụ ủy thác nhập khẩu (Service Invoice)

Sau khi giao hàng, đơn vị ủy thác sẽ xuất hóa đơn GTGT cho toàn bộ phí dịch vụ:

Phí ủy thác
Phí khai báo hải quan
Phí logistics
Phí lưu kho, nâng hạ
Chi phí khác

Hóa đơn là chứng từ doanh nghiệp dùng:

Hạch toán chi phí
Khấu trừ thuế (nếu có)
Lưu hồ sơ kế toán

3.3. Biên bản bàn giao hàng hóa (Delivery Note)

Đây là giấy xác nhận bạn đã nhận hàng đầy đủ từ đơn vị ủy thác.

Gồm:

Ngày giao
Danh sách hàng hóa
Số lượng thực tế
Tình trạng hàng
Chữ ký hai bên

Đây là chứng từ quan trọng để đối chiếu khi có khiếu nại.

3.4. Tờ khai hải quan (Customs Declaration – bản photo)

Với hình thức ủy thác, tờ khai hải quan do đơn vị ủy thác đứng tên, không phải tên bạn.

Doanh nghiệp sẽ nhận:

Bản photo / scan tờ khai hải quan
Không phải bản gốc

Giá trị:

Là chứng từ chứng minh hàng đã thông quan hợp pháp
Hỗ trợ doanh nghiệp hạch toán
Dùng trong kiểm toán – giải trình nội bộ

Lưu ý:
Không thể đứng tên bạn vì bạn không phải bên trực tiếp nhập khẩu.

3.5. Packing List – Phiếu đóng gói (bản nội bộ)

Do hàng ghép từ nhiều khách, đơn vị ủy thác sẽ tách phần hàng của bạn thành Packing List riêng gồm:

Tên hàng
Quy cách
Trọng lượng
Số kiện

Packing List rất quan trọng trong:

Kiểm hàng khi nhận
Đối chiếu hóa đơn
Quản lý kho

3.6. Commercial Invoice – Hóa đơn thương mại (bản internal)

Đối với hàng ghép, thường bạn sẽ nhận Invoice nội bộ do đơn vị ủy thác cung cấp.

Tại sao không có Invoice gốc từ supplier?
Vì supplier bán cho đơn vị ủy thác, không bán cho bạn. Bạn chỉ là bên nhận hàng theo hợp đồng ủy thác.

Invoice này giúp:

Doanh nghiệp hạch toán
Quản lý giá trị hàng hóa
Xác định chi phí thực tế

3.7. Chứng từ thuế nhập khẩu + VAT (Chứng từ nộp thuế)

Bao gồm:

Biên lai nộp thuế nhập khẩu
Biên lai nộp thuế VAT
Phiếu thu của hải quan (Photo/scan)

Đây là chứng từ bắt buộc đối với:

Bên ủy thác (đơn vị đứng tên)
Bên giao ủy thác (để đối chiếu chi phí)

Mặc dù thuế đứng tên đơn vị ủy thác, bạn vẫn cần bản photo để minh bạch chi phí.

3.8. Vận đơn – Bill of Lading (Master B/L hoặc House B/L – dạng copy)

Đối với hàng ghép, bạn sẽ nhận:

B/L copy
Có thể là House B/L của forwarder
Hoặc Master B/L tùy tuyến

Thông tin trên B/L giúp bạn:

Xác định lịch trình hàng
Đối chiếu ngày về
Kiểm tra mã container, số seal

B/L không đứng tên bạn – vì bạn không trực tiếp nhập khẩu.

3.9. Giấy chứng nhận chất lượng – xuất xứ – kiểm định (nếu phát sinh)

Tùy mặt hàng và yêu cầu hải quan:

CO (Certificate of Origin)
CQ (Certificate of Quality)
Chứng nhận kiểm dịch
Giấy phép nhập khẩu
Công bố chất lượng
Kiểm tra chuyên ngành

Với hàng ủy thác:

Nếu mặt hàng yêu cầu → đơn vị ủy thác sẽ làm thay
Sau thông quan → bạn nhận bản photo hoặc bản scan để lưu hồ sơ

3.10. Báo cáo chi phí chi tiết (Cost Breakdown)

Nhiều doanh nghiệp đánh giá đơn vị ủy thác qua tính minh bạch chi phí.

Báo cáo chi phí gồm:

Chi phí quốc tế (cước biển LCL)
Phụ phí hãng tàu
Phí kho bãi
Phí làm hàng LCL
Phí thông quan – logistics
Thuế nhập khẩu & VAT
Phí dịch vụ ủy thác

Báo cáo minh bạch giúp doanh nghiệp hạch toán rõ ràng và đánh giá hiệu quả của lô hàng.

5. Bộ chứng từ cuối cùng mà bạn nhận được (dạng đầy đủ)

Bạn sẽ nhận 1 bộ hồ sơ nhập khẩu hoàn chỉnh, bao gồm:

Hợp đồng ủy thác nhập khẩu
Hóa đơn dịch vụ ủy thác
Biên bản bàn giao hàng hóa
Tờ khai hải quan (scan)
Packing List (nội bộ)
Commercial Invoice (nội bộ)
Bản scan biên lai thuế nhập khẩu + VAT
B/L copy
Giấy chứng nhận xuất xứ/chất lượng (nếu có)
Báo cáo chi phí chi tiết

Một số đơn vị còn cung cấp thêm:

Hình ảnh hàng hóa khi nhận tại kho nước ngoài
Hình ảnh khi mở kiện kiểm tra tại Việt Nam
Nhật ký hành trình vận chuyển

5. Tại sao bộ chứng từ nhập khẩu ủy thác khác với nhập khẩu trực tiếp?

Nhiều khách thắc mắc:
“Tại sao không có tờ khai đứng tên công ty mình?”
“Không có Invoice gốc từ nhà cung cấp?”

Nguyên nhân:
Trong hình thức ủy thác, đơn vị ủy thác là người nhập khẩu hợp pháp, không phải bạn.

Do đó:

Tờ khai → đứng tên đơn vị ủy thác
Hóa đơn quốc tế → đứng tên đơn vị ủy thác
Thuế nhập khẩu → do đơn vị ủy thác nộp

Bạn chỉ nhận:

Hàng hóa
Chứng từ hợp lệ theo hợp đồng ủy thác
Hóa đơn dịch vụ

Đây là quy định đúng theo Luật thương mại và Luật thuế Việt Nam.

6. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi đi hàng ghép qua ủy thác nhập khẩu?

6.1. Chọn đơn vị ủy thác uy tín

Một đơn vị uy tín đảm bảo:

Hồ sơ đầy đủ
Chi phí minh bạch
Tư vấn đúng luật
Không phát sinh chi phí vô lý
Hạn chế rủi ro kiểm tra hải quan

6.2. Kiểm tra kỹ mô hình hàng ghép

Hàng ghép cần:

Phân loại chính xác HS code
Đóng gói chắc chắn
Chống hư hỏng khi đi chung container

6.3. Đảm bảo hợp đồng ủy thác rõ ràng

Phải ghi rõ:

Trách nhiệm về thuế
Mất mát hư hỏng
Chi phí phát sinh
Thời gian giao hàng

6.4. Yêu cầu minh bạch chứng từ

Ít nhất, doanh nghiệp phải nhận được:

Tờ khai
Chứng từ thuế
Báo cáo chi phí

6.5. Kiểm tra đối chiếu khi nhận hàng

Kiểm:

Số lượng
Tình trạng
Sai lệch quy cách

Ký biên bản bàn giao để tránh tranh chấp.

7. Lợi ích của doanh nghiệp khi đi hàng ghép qua đơn vị ủy thác nhập khẩu

Không cần đứng tên trên tờ khai hải quan
Phù hợp khi doanh nghiệp không có mã ngành xuất nhập khẩu.
Tiết kiệm chi phí
Không phải thuê nguyên cont.
Giảm rủi ro pháp lý
Bên ủy thác chịu trách nhiệm trước hải quan.
Tiết kiệm thời gian và nhân sự
Không cần tự làm thủ tục.
Nhận báo cáo chi phí minh bạch
Dễ dàng hạch toán.
Không phải trực tiếp làm việc với nhà cung cấp nước ngoài
Đơn vị ủy thác lo toàn bộ.

8. Khi nào doanh nghiệp nên chọn hình thức này?

Khi nhập hàng nhỏ lẻ
Khi thử thị trường
Khi không muốn đứng tên nhập khẩu
Khi không nắm rõ thủ tục hải quan
Khi muốn tối ưu chi phí
Khi hàng không cần CO/CQ gốc đứng tên doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp tuân thủ đúng quy trình và chọn đúng đơn vị ủy thác, hình thức này mang lại hiệu quả lớn, chi phí tốt và rủi ro thấp nhất cho các lô hàng nhỏ và trung bình.

Mọi thắc mắc và cần hỗ trợ xin vui lòng liên hệ đến Unlimited Access qua các phương thức dưới đây:

Địa chỉ:

VP Chính HCM: Số 6 Nguyễn Trung Trực, Phường 5, Quận Bình Thạnh, TP.HCM.
VP Đại Diện HN: Tầng 2-Toà Nhà 25T2 Nguyễn Thị Thập, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP. Hà Nội.

Zalo: 0972.492.707

Hotline: 0972.492.707

Website: unlimitedaccess.vn

Page Facebook : https://www.facebook.com/UAalibabavietnam

Nếu bạn cần được hỗ trợ mua hàng trên Alibaba hoặc ở các sàn khác thì có thể liên hệ đến Unlimited Access Việt Nam chúng tôi. Nếu bạn cần biết thêm thông tin về hàng phi mậu dịch xin hãy liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ!

Một số sản phẩm liên quan: https://unlimitedaccess.vn/san-pham/san-pham-nhap-khau/

kiến thức XNK

Bộ Chứng Từ Khi Nhập Khẩu Hàng Ghép Qua Ủy Thác (2025)