CƠ CHẾ LƯU GIỮ HỒ SƠ HẢI QUAN TRONG QUÁ TRÌNH
THÔNG QUAN HÀNG HÓA
I. Hồ sơ hải quan của người khai hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu
Hồ sơ hải quan là tập hợp các chứng từ cần thiết do người khai hải quan nộp hoặc xuất trình theo quy định pháp luật, nhằm phục vụ cho việc làm thủ tục hải quan. Nội dung hồ sơ bao gồm:
1. Tờ khai hải quan
Tờ khai hải quan là tài liệu chính trong bộ hồ sơ hải quan, dùng để thể hiện đầy đủ thông tin về hàng hóa, người xuất khẩu, người nhập khẩu và các nội dung liên quan đến việc khai báo hải quan.
2. Giấy phép xuất nhập khẩu
Giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu hoặc văn bản cho phép là chứng từ bắt buộc đối với các loại hàng hóa thuộc diện quản lý theo giấy phép hoặc hạn ngạch. Đây là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, nhằm xác nhận việc cho phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về quản lý ngoại thương. Việc nộp giấy phép đúng quy định là điều kiện tiên quyết để cơ quan hải quan thực hiện thủ tục thông quan đối với các lô hàng nằm trong danh mục quản lý chuyên ngành hoặc quản lý theo giấy phép.
3. Giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành và biên bản lấy mẫu
Giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành áp dụng đối với hàng hóa thuộc diện phải kiểm tra chuyên ngành theo quy định pháp luật. Trong trường hợp cơ quan hải quan cho phép đưa hàng về bảo quản, người khai hải quan phải nộp kèm Biên bản lấy mẫu có xác nhận của cơ quan kiểm tra chuyên ngành (nếu hàng hóa thuộc diện phải lấy mẫu). Đây là căn cứ để đảm bảo việc kiểm tra chất lượng, an toàn, hoặc các tiêu chuẩn kỹ thuật khác trước khi hàng hóa được thông quan chính thức.
4. Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra chuyên ngành
5. Hợp đồng thương mại
Gồm hợp đồng mua bán, gia công, cho thuê, bảo hành, sửa chữa… kèm theo phụ lục và chứng từ điều chỉnh (nếu có). Trường hợp có ủy thác, phải có hợp đồng ủy thác xuất/nhập khẩu.
6. Chứng từ chứng minh đủ điều kiện xuất nhập khẩu
Dành cho hàng hóa xuất nhập khẩu có điều kiện theo quy định của pháp luật đầu tư hoặc chuyên ngành.
7. Hóa đơn thương mại
Hoặc chứng từ có giá trị tương đương trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán.
8. Vận đơn hoặc chứng từ vận tải tương đương
9. Chứng từ chứng nhận xuất xứ (C/O)
Đối với hàng hóa thuộc diện phải nộp C/O để hưởng ưu đãi thuế quan hoặc thực hiện cam kết quốc tế.
10. Bảng kê chi tiết hàng hóa
Áp dụng với lô hàng yêu cầu có bảng kê khi làm thủ tục hải quan.
11. Tài liệu kỹ thuật liên quan đến hàng hóa
Bao gồm: catalogue, bản phân tích thành phần, chứng thư giám định (nếu có).
12. Danh mục máy móc, thiết bị và phiếu theo dõi trừ lùi
Áp dụng khi khai báo mã số đối với máy móc tổ hợp, máy móc tháo rời theo quy định của pháp luật về phân loại hàng hóa.
13. Sổ sách, chứng từ kế toán liên quan
Theo quy định của pháp luật kế toán, gồm cả dữ liệu xuất nhập kho.
14. Báo cáo quyết toán
Liên quan đến tình hình sử dụng nguyên liệu, vật tư, máy móc, thiết bị nhập khẩu, định mức sản xuất, sơ đồ thiết kế, giác mẫu…
15. Hồ sơ xác định trị giá hải quan
Theo quy định tại Thông tư 39/2018/TT-BTC.
16. Hồ sơ miễn, giảm, hoàn thuế và nghĩa vụ thuế khác
Theo quy định tại Nghị định 134/2016/NĐ-CP và Thông tư hướng dẫn.
17. Văn bản xác định trước mã số, xuất xứ, trị giá (nếu có)
18. Hồ sơ khai bổ sung, chuyển mục đích sử dụng, tiêu thụ nội địa
19. Hồ sơ về hàng kinh doanh tạm nhập tái xuất, đăng ký tờ khai một lần
20. Các chứng từ khác liên quan
Bao gồm các tài liệu phát sinh theo quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành như Nghị định 125/2017/NĐ-CP, 122/2016/NĐ-CP về biểu thuế, thuế suất ưu đãi, và hạn ngạch thuế quan.
II. Trách nhiệm lưu giữ hồ sơ hải quan của người khai hải quan
Người khai hải quan có trách nhiệm lưu giữ bản chính của các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan đã nêu tại phần I, trong thời hạn quy định tại điểm đ khoản 2 Điều 18 Luật Hải quan ngày 23 tháng 6 năm 2014. Các chứng từ này phải được xuất trình khi cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra sau thông quan hoặc thanh tra theo quy định pháp luật.
Bản chính của chứng từ có thể tồn tại dưới hình thức điện tử hoặc chứng từ giấy tùy theo cách thức khai báo và lưu trữ.
- Trường hợp chứng từ bằng giấy đã nộp bản chính cho cơ quan hải quan, người khai hải quan phải lưu bản chụp để phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra sau này.
- Trường hợp chứng từ dưới dạng điện tử, người khai hải quan có trách nhiệm lưu bản điện tử gốc của chứng từ đó.
Trách nhiệm trong một số trường hợp đặc biệt:
- Trường hợp người khai hải quan là đại lý làm thủ tục hải quan (bao gồm cả các doanh nghiệp chuyển phát nhanh đã được công nhận là đại lý), thì chủ hàng là người chịu trách nhiệm lưu giữ các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan.
- Trong trường hợp chủ hàng là thương nhân nước ngoài không hiện diện tại Việt Nam nhưng thực hiện quyền xuất khẩu, nhập khẩu, thì đại lý làm thủ tục hải quan sẽ là bên chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ hải quan theo đúng quy định.
