VÌ SAO NÊN CHỌN ỦY THÁC XUẤT NHẬP KHẨU THAY VÌ TỰ LÀM?

Tìm hiểu về ủy thác xuất nhập khẩu 

Ủy thác xuất nhập khẩu là hình thức một cá nhân hoặc doanh nghiệp không có đủ điều kiện pháp lý để tự thực hiện hoạt động XNK, sẽ nhờ một đơn vị có pháp nhân, mã số thuế XNK đứng tên thay để thực hiện toàn bộ thủ tục xuất hoặc nhập khẩu hàng hóa.

• Dịch vụ này bao gồm:
• Ký kết hợp đồng mua bán quốc tế
• Mở tờ khai hải quan
• Làm việc với hãng tàu, hãng vận tải
• Nộp thuế, xin giấy phép chuyên ngành
• Giao hàng tận nơi cho khách

Khách hàng chỉ cần cung cấp thông tin hàng hóa, ký hợp đồng ủy thác và nhận hàng.

Thực tế tự làm thủ tục xuất nhập khẩu 

Chi phí phát sinh – không hề “rẻ” như nhiều người nghĩ

Nhiều doanh nghiệp cho rằng tự thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu sẽ giúp tiết kiệm chi phí so với việc thuê dịch vụ bên ngoài. Tuy nhiên, thực tế lại hoàn toàn ngược lại – đặc biệt là với những đơn vị mới bắt đầu hoặc có quy mô nhỏ.

Trước hết, để được phép tự thực hiện thủ tục XNK, doanh nghiệp phải có tư cách pháp nhân hợp lệ. Điều này đồng nghĩa với việc cần thành lập công ty TNHH hoặc công ty cổ phần, đăng ký mã số xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan, đồng thời mở tài khoản VNACCS/VCIS – hệ thống thông quan điện tử quốc gia. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải trang bị chữ ký số và các phần mềm hỗ trợ khai báo hải quan.

Ngay cả khi đã hoàn tất các điều kiện pháp lý, không phải công ty nào cũng có đủ nhân sự và chuyên môn để tự thực hiện toàn bộ quy trình xuất nhập khẩu. Việc xử lý một lô hàng đòi hỏi nhân viên hiểu rõ nghiệp vụ để chuẩn bị hồ sơ, khai báo tờ khai, làm việc với hãng vận tải hoặc đại lý logistics. Doanh nghiệp cũng cần kế toán chuyên trách để đảm bảo chứng từ hợp lệ phục vụ kiểm toán và thuế.

Bên cạnh đó, quy trình XNK thường liên quan đến nhiều bên như forwarder, hãng tàu, hãng xe, hãng bay, cảng vụ, kiểm dịch… Nếu nội bộ không đủ nhân sự và phải thuê ngoài từng khâu, tổng chi phí sẽ tăng lên đáng kể. Vì vậy, trong nhiều trường hợp, việc “tự làm” không những không tiết kiệm mà còn tốn kém hơn do thiếu kinh nghiệm và nguồn lực.

Tốn thời gian, công sức – đặc biệt với người mới bắt đầu

Xuất nhập khẩu là một quá trình đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và nhiều cơ quan chức năng. Nó không chỉ đơn thuần là “ra cảng lấy hàng” hay “ký tờ khai” như nhiều người vẫn nghĩ.

Trên thực tế, một lô hàng muốn được thông quan cần đi qua nhiều khâu phức tạp. Doanh nghiệp sẽ phải làm việc trực tiếp hoặc gián tiếp với cơ quan hải quan, các đơn vị kiểm dịch, kiểm tra chất lượng sản phẩm, và các bộ ngành chuyên trách tùy thuộc vào loại hàng hóa. Bên cạnh đó là thủ tục tại các cửa khẩu biên giới, cảng biển, sân bay quốc tế hoặc các điểm tập kết hàng hóa quốc gia.

Chỉ cần thiếu một chứng từ nhỏ hoặc khai sai thông tin trong hồ sơ, doanh nghiệp có thể đối mặt với hàng loạt hệ quả như: hàng bị giữ lại để xác minh, bị đưa vào diện kiểm hóa 100% (tức là phải kiểm tra thủ công toàn bộ hàng hóa), trễ hẹn giao hàng cho khách hoặc phải chịu phí lưu kho, lưu bãi cao từ hãng vận chuyển hoặc cảng vụ. Với người chưa quen quy trình, một lô hàng hoàn toàn có thể kéo dài đến 7–10 ngày chỉ để xử lý các lỗi nhỏ trong hồ sơ, gây thiệt hại cả về thời gian lẫn chi phí.

Rủi ro pháp lý và tổn thất tài chính có thể xảy ra bất kỳ lúc nào

Bên cạnh chi phí và thời gian, rủi ro là yếu tố khiến nhiều doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ lưỡng khi lựa chọn tự thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu. Không ít trường hợp đã phải “trả học phí” rất đắt chỉ vì chủ quan hoặc thiếu kinh nghiệm.

Một trong những lỗi phổ biến nhất là khai sai mã HS code (mã số hàng hóa). Việc này có thể dẫn đến truy thu thuế, phạt hành chính hoặc thậm chí bị giữ hàng để kiểm tra lại hồ sơ gốc. Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp vì chưa hiểu rõ quy định thuế nên đã khai báo sai trị giá tính thuế hoặc áp giá không đúng với trị giá thực tế, dẫn đến vi phạm Luật Quản lý thuế. Một số trường hợp nghiêm trọng hơn, nếu cố tình khai thấp giá trị hàng hóa, doanh nghiệp có thể bị xử lý hình sự.

Rủi ro cũng phát sinh khi doanh nghiệp không nắm rõ các loại giấy phép, chứng nhận cần có trước khi hàng về đến cửa khẩu. Mỗi nhóm hàng hóa lại có quy định riêng, nếu không chuẩn bị đúng và đủ, lô hàng có thể bị tạm giữ, kiểm tra kéo dài hoặc buộc tái xuất, gây thiệt hại lớn về thời gian và chi phí.

Ví dụ:

• Mỹ phẩm phải có phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm do Cục Quản lý Dược – Bộ Y tế cấp.
• Thiết bị điện, điện tử như nồi cơm điện, ấm siêu tốc, tivi… cần chứng nhận hợp quy và dán tem CR từ Bộ Khoa học & Công nghệ.
• Thực phẩm, đồ uống nhập khẩu phải có Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm hoặc Giấy tiếp nhận đăng ký bản công bố sản phẩm.
• Hóa chất, dung môi công nghiệp thuộc danh mục quản lý cần giấy phép nhập khẩu từ Bộ Công Thương.
• Phân bón, thuốc bảo vệ thực vật yêu cầu giấy phép lưu hành do Bộ Nông nghiệp & Phát triển Nông thôn cấp.

Cuối cùng, một rủi ro thường bị xem nhẹ là việc sử dụng hợp đồng thương mại hoặc hóa đơn không đúng chuẩn quốc tế. Điều này có thể khiến doanh nghiệp không đủ điều kiện để hoàn thuế GTGT – đặc biệt là với hàng nhập khẩu có thuế suất cao. Kết quả là doanh nghiệp mất một khoản tiền không nhỏ chỉ vì lỗi hồ sơ.

Ủy thác xuất nhập khẩu – Lựa chọn tiết kiệm và an toàn hơn

Không cần pháp nhân – vẫn đi đơn hợp pháp

Bên ủy thác sẽ:

• Đứng tên ký hợp đồng quốc tế
• Làm hồ sơ xuất/nhập khẩu theo đúng quy định
• Nộp thuế, xử lý các thủ tục liên quan
• Giao hàng tận tay bạn

Bạn chỉ cần cung cấp:

• Thông tin hàng hóa
• Invoice (nếu có)
• Hình ảnh – mô tả sản phẩm
• Ký hợp đồng ủy thác

→ Phù hợp với cá nhân, shop online, startup test sản phẩm, doanh nghiệp mới

Minh bạch về chi phí – không lo phát sinh

Hầu hết đơn vị uy tín sẽ:

• Báo giá chi tiết từng khoản: thuế, vận chuyển, kiểm định (nếu có)
• Ký hợp đồng rõ ràng, có cam kết thời gian giao hàng
• Cập nhật tiến độ từng ngày

→ Bạn không cần lo “bị hét giá” hay phát sinh phí không báo trước

Giảm thiểu rủi ro – tăng khả năng xử lý tình huống

Đội ngũ của đơn vị ủy thác thường là:

• Người có kinh nghiệm XNK nhiều năm
• Am hiểu từng loại hàng, từng cửa khẩu
• Có sẵn mối quan hệ với hãng tàu, forwarder, cán bộ hải quan

Do đó: Hàng ít bị kiểm tra. Biết đường xử lý nếu phát sinh vấn đề và xử lý nhanh chóng và có phương án dự phòng.

Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu dành cho ai?

Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu không chỉ dành cho những ai “không có công ty”, mà thực tế còn là giải pháp tối ưu cho nhiều đối tượng đang gặp rào cản pháp lý, nhân sự hoặc thiếu kinh nghiệm chuyên môn. Dưới đây là những tình huống điển hình mà việc chọn ủy thác là lựa chọn an toàn, tiết kiệm và khôn ngoan hơn nhiều so với tự làm:

• Cá nhân nhập hàng với quy mô nhỏ
• Các shop online chưa đăng ký công ty
• Doanh nghiệp mới thành lập, chưa có mã số XNK.
• Doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng mới lần đầu xuất hiện trên thị trường.
• Doanh nghiệp muốn kiểm thử thị trường sản phẩm mới
• Không có nhân sự chuyên trách về XNK
• Chỉ xuất hoặc nhập vài lô hàng mỗi năm

Những lưu ý khi lựa chọn đơn vị ủy thác xuất nhập khẩu

Dưới đây là một số yếu tố quan trọng cần lưu ý khi lựa chọn đối tác ủy thác:

Pháp lý minh bạch	Ưu tiên hợp tác với đơn vị có tư cách pháp nhân rõ ràng, mã số thuế XNK, tài khoản VNACCS và chữ ký số hợp lệ. Tránh làm việc với bên không có hợp đồng, không xuất hóa đơn, chỉ liên hệ qua Zalo hoặc các kênh không chính thức.
Hợp đồng rõ ràng – quyền lợi đảm bảo	Trong hợp đồng cần nêu chi tiết về hàng hóa, trách nhiệm các bên, thời hạn giao nhận, chi phí dịch vụ và điều khoản xử lý rủi ro. Thiếu hợp đồng đồng nghĩa với rủi ro pháp lý cao.
Kinh nghiệm đúng ngành hàng	Lựa chọn đối tác đã từng xử lý loại hàng tương tự (như mỹ phẩm, máy móc, thực phẩm, v.v.) để tránh sai mã HS, thiếu giấy phép hoặc phát sinh kiểm tra đột xuất.
Theo dõi sát sao – hỗ trợ trọn gói	Đơn vị uy tín cần có nhân viên phụ trách theo dõi đơn hàng từ đầu đến cuối, cập nhật tiến độ thường xuyên và hỗ trợ hoàn thuế khi cần. Làm xong hàng nhưng vẫn hỗ trợ sau thông quan mới thể hiện sự chuyên nghiệp.
Báo giá minh bạch, không giấu phí	Yêu cầu bảng giá chi tiết cho từng hạng mục, tránh những cam kết “trọn gói” mập mờ không có thông tin cụ thể.
Uy tín dễ kiểm chứng	Nên kiểm tra fanpage, website, đánh giá của khách hàng cũ, địa chỉ kho và thông tin công khai của đơn vị. Càng minh bạch – càng đáng tin cậy.

Mọi thắc mắc và cần hỗ trợ xin vui lòng liên hệ đến Unlimited Access qua các phương thức dưới đây:

Địa chỉ:

• VP Chính HCM: Số 6 Nguyễn Trung Trực, Phường 5, Quận Bình Thạnh, TP.HCM.
• VP Đại Diện HN: Tầng 2-Toà Nhà 25T2 Nguyễn Thị Thập, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP. Hà Nội.

Zalo: 0972.492.707

Hotline: 0972.492.707

Website: Unlimitedaccess.vn

Xem thêm: MÁY BẺ ĐAI SẮT XÂY DỰNG

Nếu bạn cần được hỗ trợ mua hàng trên Alibaba hoặc ở các sàn khác thì có thể liên hệ đến Unlimited Access Việt Nam chúng tôi. Nếu bạn cần biết thêm thông tin về hàng phi mậu dịch xin hãy liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ!

#Nhậpkhẩumáymóctrungquốc #NhậpkhẩuhàngTrungquốc #ĐạilýỦyQuyềnAlibaba #AlibabaViệtnam #NhậpkhẩuhàngtrênAlibabataobao1688

#NhậpkhẩuủythácTrênAlibaba

#HỗtrợThanhToánTrênAlibaba

#ThanhtoánRMB #ThanhtoánUSD

#TradeAsurance