GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN | MỚI NHẤT 2024

Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển là một hoạt động thương mại quốc tế phổ biến, đặc biệt đối với các mặt hàng có khối lượng lớn và cồng kềnh. Phương thức vận chuyển này tận dụng lợi thế của các tuyến đường biển rộng lớn, kết nối các quốc gia trên thế giới. Quy trình giao nhận bao gồm nhiều khâu như đặt lịch tàu, chuẩn bị hàng hóa, làm thủ tục hải quan, vận chuyển đến cảng, xếp dỡ hàng và giao hàng đến tay người nhận.

Mặc dù có chi phí vận chuyển tương đối thấp, thời gian vận chuyển thường lâu hơn so với các phương thức khác như hàng không. Để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và đúng tiến độ, các doanh nghiệp thường hợp tác với các công ty logistics chuyên nghiệp có kinh nghiệm trong lĩnh vực này.

I. KHÁI QUÁT VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU

1. Khái niệm về giao nhận

Giao nhận (freight forwarding) là hoạt động thay mặt chủ hàng thực hiện mọi thủ tục, công đoạn cần thiết để đưa hàng đến đích. Đơn vị làm việc này là các công ty dịch vụ giao nhận. Nói cách khác, giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng). Người giao nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác.

2. Người giao nhận

Người giao nhận hàng hóa hoặc đại lý giao nhận là một cá nhân hoặc một công ty phối hợp và tổ chức việc di chuyển các lô hàng thay mặt cho người gửi hàng (bên sắp xếp một mặt hàng để vận chuyển) bằng cách liên lạc với các hãng vận tải (bên vận chuyển hàng hóa).

Quyền hạn và nghĩa vụ của người giao nhận

Ðiều 167 Luật thương mại quy định, người giao nhận có những quyền và nghĩa vụ sau đây:

Nguời giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác
Thực hiện đầy đủ nghiã vụ của mình theo hợp đồng
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng
Sau khi ký kết hợp đồng, nếu thấy không thể thực hiện được chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo cho khách hàng để xin chỉ dẫn thêm
Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý nếu trong hợp đồng không thoả thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng

Trách nhiệm của người giao nhận

a) Khi là đại lý của chủ hàng

Tuỳ theo chức năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm về:

Giao hàng không đúng chỉ dẫn
Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá mặc dù đã có hướng dẫn
Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan
Chở hàng đến sai nơi quy định
Giao hàng cho người không phải là người nhận
Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng
Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế
Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà anh ta gây nên

b) Khi là người chuyên chở (principal)

Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trò là một nhà thầu độc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu. Anh ta phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của người chuyên chở, của người giao nhận khác mà anh ta thuê để thực hiện hợp đồng vận tải như thể là hành vi và thiếu sót của mình.

Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của anh ta như thế nào là do luật lệ của các phương thức vận tải quy định. Người chuyên chở thu ở khách hàng khoản tiền theo giá cả của dịch vụ mà anh ta cung cấp chứ không phải là tiền hoa hồng.

II. QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

1. Giao nhận hàng xuất

Khi xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, doanh nghiệp sẽ xuất theo hai hình thức hàng lẻ và hàng đi nguyên container. Quy trình giao nhận của hai hình thức trên có những đặc điểm chung như sau:

Nhận booking

Sau khi nhận booking từ FWD có sự thống nhất giữa bên nhập khẩu, tiến hành kiểm tra booking và đưa ra kế hoạch đóng hàng
Sau khi lên kế hoạch đóng, sẽ liên hệ với nhà xe vận chuyển để lấy container rỗng hoặc vận chuyển ra kho CFS/ ICD để đúng tiến độ đóng hàng

Chuẩn bị chứng từ

Nộp SI và VGM để xác nhận hãng tàu giữ chỗ phòng trường hợp đơn hàng trên tàu quá nhiều.
Chuẩn bị chứng từ để mở tờ khai khai báo hải quan xuất khẩu, những chứng từ để khai báo hải quan bao gồm:
Booking, Invoice Commercial (hóa đơn thương mại), Packing List (phiếu đóng gói),….

Khai báo hải quan

Lên tờ khai khai báo hải quan xuất khẩu trên hệ thống khai báo hải quan điện tử Ecus5 – Vnaccs. Trên tờ khai sẽ hiển thị sẽ hiển thị được hình thức vận chuyển, đơn vị xuất khẩu, đơn vị nhập khẩu, tổng hóa đơn, tên hàng, mã HS code,… Đặc biệt đối với hình thức xuất khẩu bằng nguyên container sẽ có hiển thị số hiệu container vận chuyển đơn hàng.

Sau khi kiểm tra kĩ những thông tin hiển thị trên tờ khai khớp với thông tin trên chứng từ thì tiến hành khai báo chính thức tờ khai hải quan. Sau khi khai báo tờ khai sẽ được phân vào 3 luồng xanh, vàng, đỏ.

Luồng xanh: được thông quan tờ khai, sau đó trong vòng 5 ngày phải đính kèm chứng từ gồm hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói
Luồng vàng: phải đính kèm chứng từ gồm hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói hàng hóa, sau khi đính kèm chờ cơ quan hải quan nơi doanh nghiệp đăng ký kiểm tra. Nếu thông tin trên tờ khai và chứng từ khớp với nhau thì tờ khai sẽ được thông quan.
Luồng đỏ: tương tự như luồng vàng, sau khi đính kèm chứng từ lên hệ thống thì cần phải kiểm tra thực tế hàng hóa. Nếu hàng hóa hợp lệ thì sẽ được cơ quan hải quan cho thông quan tờ khai
Sau khi thông quan tờ khai, in mã vạch tiến hành thanh lý tờ khai tại cảng.

Thanh lý tờ khai

Sau khi hàng hóa sẽ được vận chuyển ra cảng, tài xế liên hệ với người giao nhận của FWD (OPS) để làm thủ tục thanh lý tờ khai. OPS sẽ tiến hành kiểm tra thông tin thực tế của hàng hóa so với trên chứng từ tờ khai.

Thanh lý tờ khai tại hải quan cảng, cán bộ hải quan sẽ kiểm tra thông tin hàng hóa trên tờ khai mã vạch, nếu trùng khớp sẽ cho thông quan.
Sau khi lô hàng được thanh lý thành công, cán bộ hải quan sẽ trả 1 bộ tờ khai +mã vạch có đóng dấu cho doanh nghiệp, 1 bộ sẽ lưu.

2. Giao nhận hàng nhập

Booking tàu

Cung cấp những thông tin cần thiết về lô hàng: cảng đi, cảng đích, thời gian ra hàng, ngày tàu chạy, các yêu cầu về container, kích cỡ,… cho FWD để được nhận booking sớm nhất từ hãng tàu.
Sau khi nhận được thông tin booking từ hãng tàu, cần kiểm tra kĩ những thông tin có trên booking đã đúng theo yêu cầu. Nếu sai thì cần nhanh chóng liên hệ để được sửa đổi cho đến khi đúng những yêu cầu đặt ra.

Theo dõi tiến độ đóng hàng từ phía xuất khẩu

Luôn theo sát tiến độ đóng hàng từ đơn vị xuất khẩu, để phòng tránh những trường hợp xấu xảy ra có thể giải quyết kịp thời.

Kiểm tra chứng từ

Sau khi đơn vị xuất khẩu xuất thành công lô hàng, yêu cầu cần cung cấp đầy đủ chứng từ cần thiết: Hóa đơn thương mại (Invoice Commercial), phiếu đóng hàng (Packing List), giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa – COO (Certificate of Origin),vận đơn (Bill of Lading),….bằng bản scan. Kiểm tra kỹ thông tin trước khi đề nghị gửi bản gốc bằng giấy để thuận tiện cho việc nhận hàng.

Nhận thông báo hàng đến

Trước 1 ngày tàu cập bến, FWD sẽ thông báo qua giấy Thông báo hàng đến (Arrival Notice). Trên giấy thông báo sẽ hiển thị đầy đủ các thông tin về lô hàng: ngày cập bến, tên đơn vị nhập khẩu, đơn vị xuất khẩu, số hiệu container, số seal, tên tàu, số chuyến, tên sản phẩm,…. Và các khoản phụ phí (local charge)

Chuẩn bị chứng từ

Sau khi nhận thông báo hàng đến, sẽ làm lệnh nhận hàng – D/O bao gồm: giấy giới thiệu, vận đơn, giấy ủy quyền (nếu có),

Đăng ký các chứng nhận liên quan: tùy thuộc vào loại hàng nên cần phải đăng ký các chứng nhận theo quy định của Nhà nước để thuận lợi cho việc giao nhận hàng nhập khẩu.

Chuẩn bị chứng từ để khai báo tờ khai hải quan gồm: hóa đơn thương mại (Invoice Commercial ), phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn (Bill of Lading), COO, giấy phép nhập khẩu (nếu có), các chứng từ khác

Khai báo hải quan

Lên tờ khai khai báo hải quan xuất khẩu trên hệ thống khai báo hải quan điện tử Ecus5 – Vnaccs. Trên tờ khai sẽ hiển thị sẽ hiển thị được hình thức vận chuyển, đơn vị xuất khẩu, đơn vị nhập khẩu, tổng hóa đơn, tên hàng, mã HS code,… Khai báo đầy đủ và chính xác những thông tin về lô hàng.

Sau khi kiểm tra thông tin trên chứng từ và trên tờ khai giống nhau thì tiến hành khai chính thức tờ khai. Sau khi khai chính thức, tờ khai sẽ được phân vào 3 luồng xanh, vàng, đỏ.

Tờ khai luồng xanh: đóng thuế, tiền thuế vào sẽ được in mã vạch và tiến hành thanh lý tờ khai và nhận hàng.

Tờ khai luồng vàng: đóng thuế trước hoặc sau khi mở tờ khai, đính kèm những chứng từ cần thiết lên hệ thống.

Ecus: hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy giới thiệu, các chứng từ khác cần thiết liên quan đến lô hàng.

Tờ khai luồng đỏ: tương tự như tờ khai luồng vàng, sau khi mở tài khai sẽ nộp thuế và đính kèm những chứng từ cần thiết lên hệ thống Ecus. Tuy nhiên, đối với luồng tờ khai này sẽ được cơ quan hải quan kiểm tra hàng thực tế.

Thanh lý tờ khai

Sau khi thông quan tờ khai, tờ khai sẽ được thanh lý tờ khai tại hải quan cảng . Bên cạnh tờ khai, những chứng từ cần để thanh lý tờ khai: giấy giới thiệu (đối với những FWD đại diện cho doanh nghiệp nhập khẩu), tờ khai đã phân luồng hoặc tờ khai đã được thông quan, Invoice, Packing List, Bill of lading, COO,…

Sau khi tờ khai được thông quan và hoàn thành nộp thuế, tiến hành in mã vạch. Thanh lý tờ khai sẽ gồm 2 bộ: MV + TK, 1 bộ sẽ được lưu tại cơ quan hải quan, 1 bộ sẽ được trả về cho doanh nghiệp

Vận chuyển hàng về kho và rút hàng

Sau khi thanh lý tờ khai, mang phiếu D/O để đóng phí cùng những chứng từ liên quan như phiếu EIR, hóa đơn,.. để được ra khỏi cảng. Khi xe hàng đến kho thì cần kiểm tra số lượng hàng đã nhập và rút hàng. Sau khi rút hàng xong thì trả xe/container rỗng cho hãng tàu.