Hai loại chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu là Invoice và Packing List. Invoice không chỉ xác nhận giá trị hàng hóa mà còn đảm bảo tính pháp lý cho giao dịch trong thủ tục thanh toán và hải quan. Packing List cung cấp thông tin chi tiết về các mặt hàng, giúp người mua đối chiếu và xác nhận hàng hóa đã nhận. Việc hiểu rõ về nội dung, chức năng và tầm quan trọng của hai tài liệu này là cần thiết cho các cá nhân và tổ chức tham gia vào lĩnh vực xuất nhập khẩu, nhằm tối ưu hóa hiệu quả giao dịch và tuân thủ quy định pháp luật.

INVOICE VÀ PACKING LIST | 2 CHỨNG TỪ QUAN TRỌNG TRONG XUẤT NHẬP KHẨU

I. Invoice (Hóa đơn thương mại)

1. Định nghĩa

Hóa đơn thương mại, hay còn gọi là Invoice, là một loại chứng từ vô cùng quan trọng trong giao dịch ngoại thương. Đây là tài liệu cần thiết để khai báo hải quan, tính thuế và thực hiện thanh toán. So với các loại hóa đơn thông thường được sử dụng trong nước, Invoice có một vai trò đặc biệt, vì ngoài việc ghi nhận giao dịch, nó còn là chứng từ không thể thiếu trong các thủ tục liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa qua biên giới.

Trong ngoại thương, có hai loại hóa đơn chính là Proforma Invoice (PI) và Commercial Invoice (CI).

– Proforma Invoice (PI), hay còn gọi là hóa đơn chiếu lệ. Đây là loại chứng từ chỉ mang tính chất sơ bộ và không có giá trị pháp lý hoặc thanh toán. Ví dụ, khi một doanh nghiệp ở Việt Nam muốn nhập khẩu thiết bị từ Trung Quốc, nhà cung cấp có thể gửi Proforma Invoice để báo giá sơ bộ dựa trên yêu cầu mua hàng (Purchase Order). Chứng từ này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về chi phí trước khi tiến đến việc ký kết hợp đồng chính thức.

– Commercial Invoice (CI), hay hóa đơn thương mại. Đây là một chứng từ mang tính pháp lý, được sử dụng để yêu cầu thanh toán khi hàng hóa đã được giao. Sau khi hợp đồng mua bán được ký kết, nhà cung cấp sẽ lập Commercial Invoice để gửi đến người mua nhằm yêu cầu thanh toán giá trị hàng hóa. Ví dụ, khi một doanh nghiệp tại Lâm Đồng xuất khẩu cà phê sang thị trường Mỹ, Commercial Invoice sẽ là căn cứ để hải quan Mỹ tính thuế nhập khẩu và thực hiện các thủ tục thông quan.

Vì vậy, khi nhắc đến “Invoice” trong giao dịch quốc tế, người ta thường mặc định đó là Commercial Invoice. Loại chừng từ này không chỉ là cơ sở để tính toán giá trị hàng hóa mà còn đóng vai trò quan trọng trong các thủ tục hải quan, thanh toán qua ngân hàng và giải quyết tranh chấp nếu có vấn đề phát sinh giữa các bên.

Một ví dụ khác, khi một doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu thủy sản sang Nhật Bản, Commercial Invoice sẽ được sử dụng để tính thuế nhập khẩu và thực hiện các thủ tục kiểm tra hải quan tại cảng Nhật.

Đọc thêm: 5 Chủ đề về thuật ngữ Tiếng Anh trong Thanh toán quốc tế

2. Nội dung quan trọng trong Invoice

Trong một Invoice (hóa đơn thương mại), có một số thông tin bắt buộc và cần thiết để đảm bảo tính hợp lệ, giúp thực hiện các thủ tục hải quan và thanh toán thuận lợi.

Dưới đây là những nội dung quan trọng thường xuất hiện trong một hóa đơn thương mại:

(1) Tiêu đề + Số invoice + Date

– Tiêu đề có thể là Inovice hoặc Commercial invoice

– Số invoice có thể ghi theo số của hóa đơn theo thông lệ lưu chứng từ của công ty.

– Date: Phải trước hoặc trùng với ngày ký B/L. Trong trường hợp thanh toán trả trước, ngày hóa đơn có thể trước ngày giao hàng.

(2) Thông tin người xuất khẩu (Shipper/Seller/Exporter)

– Ghi đầy đủ tên, địa chỉ, số điện thoại và thông tin liên hệ của người bán.

– Nếu người bán (Seller) là người xuất khẩu trực tiếp, họ cũng là Shipper hoặc Exporter trên B/L.

– Trường hợp Seller là một Trader (nhà thương mại) không có giấy phép xuất khẩu trực tiếp, tên Shipper/Exporter sẽ là người cung cấp (Supplier) có giấy phép xuất khẩu trực tiếp. Khi đó, Invoice có thể ghi hai dòng: một dòng cho Seller (Trader) và một dòng cho Shipper/Exporter.

(3) Thông tin người nhập khẩu (Consignee/Buyer/Importer)

– Ghi đầy đủ tên, địa chỉ, số điện thoại và thông tin liên hệ của người mua.

– Nếu Buyer không phải là người nhập khẩu trực tiếp, Consignee (người nhận hàng) trên B/L sẽ là Importer. Trong Invoice, nếu Buyer yêu cầu, có thể ghi tên người mua và Consignee tách biệt.

(4) Thông tin người đại diện nhận hàng (Notify Party)

– Ghi đầy đủ họ tên, địa chỉ và số điện thoại giống như trên B/L.

(5) Tên tàu và số chuyến (Vessel/Voyage)

– Thông tin về tàu và chuyến đi phải trùng khớp với B/L.

(6) Mô tả hàng hóa (Description of Goods)

– Mô tả hàng hóa phải trùng với hợp đồng và các chứng từ liên quan khác.

(7) Số lượng và trọng lượng hàng hóa (Quantity/Weight)

– Ghi theo số lượng trong hợp đồng, không có dung sai. Trọng lượng phải có đơn vị tính phù hợp với hợp đồng.
– Nếu hàng hóa có thể hao hụt trong quá trình vận chuyển, có thể ghi số lượng tại điểm đến nếu hai bên đã thống nhất trong hợp đồng.

(8) Đơn giá (Unit Price)

– Đơn giá ghi rõ đơn vị tiền thanh toán và điều kiện bán hàng (Incoterms).

(9) Tổng trị giá (Total Amount)

– Ghi tổng trị giá cả bằng số và chữ.

– Nếu có khoản giảm trừ phát sinh sau khi hợp đồng đã ký, có thể giải quyết theo hai cách:

• Điều chỉnh hợp đồng bằng phụ lục, và giá trị trên hóa đơn sẽ thay đổi theo phụ lục.
• Giữ nguyên giá trị trên hợp đồng, và tách khoản giảm trừ riêng trên hóa đơn.

(10) Phương thức thanh toán (Payment Terms)

– Ghi đầy đủ thông tin ngân hàng của người thụ hưởng, bao gồm:

• Tên ngân hàng (Bank’s Name): Ghi rõ tên đầy đủ và chi nhánh.
• Địa chỉ ngân hàng (Bank’s Address).
• SWIFT code.
• Thông tin người thụ hưởng (Beneficiary’s Information).
• Số tài khoản ngân hàng (Banking Account Number).

3. Những lỗi cơ bản thường gặp khi lập Invoice

Hóa đơn thương mại là chứng từ do người bán lập theo mẫu riêng, nên trong quá trình lập có thể xảy ra một số sai sót dẫn đến việc cần điều chỉnh, gây tốn thời gian và công sức. Unlimited Access xin tổng hợp một số lỗi thường gặp khi lập hóa đơn như sau:

– Chiết khấu không được ghi rõ. Người bán có thể chiết khấu cho người mua, nhưng trên hóa đơn lại không ghi rõ chiết khấu mà chỉ thể hiện giá trị hóa đơn tổng. Một số khoản chi phí không chịu thuế cũng không được ghi trên hóa đơn.

– Thiếu thông tin về điều kiện giao hàng. Không thể hiện điều kiện giao hàng theo Incoterms, tên cảng xuất và cảng nhập.

– Mô tả hàng hóa không chính xác. Một vài trường hợp do gộp quá nhiều mặt hàng vào chung một loại. Nên một số thông tin về tên hàng hóa không khớp với hợp đồng và các chứng từ khác.

– Giá ghi trên hóa đơn không chính xác. Vì người xuất khẩu mua hàng từ nhà sản xuất rồi bán cho người nhập khẩu. Nhưng chỉ ghi giá họ mua từ nhà sản xuất mà không ghi giá bán cho người nhập khẩu.

– Lỗi trong thông tin thanh toán tín dụng chứng từ. Đối với phương thức thanh toán tín dụng chứng từ, hóa đơn thường gặp một số lỗi như:

• Sai tên và địa chỉ của người thụ hưởng hoặc người mở L/C so với thông tin trên L/C.
• Người lập hóa đơn khác với người được quy định trong L/C.
• Số lượng, trọng lượng hàng hóa và tổng giá hóa đơn không phù hợp với L/C.
• Số lượng hàng hóa trên hóa đơn không đủ theo quy định.

Để tránh những lỗi trên, trước khi giao hàng và lập hóa đơn. Người xuất khẩu nên kiểm tra kỹ với người nhập khẩu hoặc thuê dịch vụ kiểm tra thông tin cần ghi trong hóa đơn thương mại.

II. Packing List

1. Định nghĩa

Packing list, còn được gọi là phiếu đóng gói, bảng kê, hay phiếu chi tiết hàng hóa, là một trong những chứng từ quan trọng trong hoạt động ngoại thương. Chứng từ này thể hiện rõ các mặt hàng mà người bán đã cung cấp cho người mua, cho phép người mua kiểm tra và đối chiếu xem có phù hợp với đơn hàng đã đặt hay không.

Nếu invoice là chứng từ thể hiện trị giá lô hàng thì packing list là chứng từ mà khi nhìn vào đó bạn sẽ biết được hàng hóa được đóng gói như thế nào. Điều này giúp cho người bán, người mua hoặc bên thứ ba có thể tính toán được trong container đó có bao nhiêu hàng, trọng lượng bao nhiêu, phải bố trí phương tiện vận tải như thế nào cho phù hợp, thời gain dự kiến dỡ hàng là bao lâu, từ đó tính được số lượng hàng có thể dỡ trong 1 ngày hay không và nhiều vấn đề khác.

Hiện nay, packing list được chia thành ba loại chính:

– Detailed Packing List (Phiếu đóng gói chi tiết): Cung cấp thông tin chi tiết về từng mặt hàng, bao gồm cả trọng lượng và kích thước.

– Neutral Packing List (Phiếu đóng gói trung lập): Không ghi rõ tên của người bán và người mua, chỉ bao gồm thông tin về hàng hóa, thường được sử dụng cho mục đích hải quan.

– Packing and Weight List (Phiếu đóng gói kèm theo bảng kê trọng lượng): Bao gồm thông tin về hàng hóa và bảng kê trọng lượng cụ thể của từng kiện hàng.

2. Nội dung chính của Packing List

Packing list thường bao gồm các thông tin sau:

– Tên và địa chỉ của người bán và người mua.

– Số lượng hàng hóa và mô tả chi tiết về từng mặt hàng.

– Phương thức đóng gói (thùng, kiện, bao bì…).

– Trọng lượng của hàng hóa.

– Kích thước của các kiện hàng.

Thông thường, packing list chỉ thể hiện số lượng hàng và phương thức đóng gói, không bao gồm trị giá lô hàng. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, packing list có thể được sử dụng chung với invoice.

3. Tạm Kết 

Trong hoạt động ngoại thương, Invoice (hóa đơn thương mại) và Packing List (phiếu đóng gói) là hai chứng từ không thể thiếu. Cả hai loại chứng từ này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch thương mại quốc tế, đồng thời góp phần vào sự hiệu quả của quy trình thông quan và quản lý logistics.

> Đọc thêm: Từ 0 đến chuyên gia | Chi tiết về kim ngạch xuất khẩu

> Tham khảo: Nhập khẩu dây chuyền sản xuất, máy móc và linh kiện Trung Quốc