QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT SEA | NHỮNG LƯU Ý KHI XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG FCL VÀ LCL

LINK TẢI BỘ CHỨNG TỪ NHẬP KHẨU LCL-FCL MẪU MỚI NHẤT 2025

Hàng sea (vận chuyển đường biển) đóng vai trò quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu toàn cầu nhờ khả năng vận chuyển khối lượng lớn hàng hóa với chi phí thấp hơn so với các phương thức vận tải khác.

Trong vận tải biển, hai hình thức phổ biến là FCL (Full Container Load) và LCL (Less than Container Load). FCL phù hợp cho các doanh nghiệp có đủ hàng để lấp đầy một container, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian giao nhận. Ngược lại, LCL cho phép ghép hàng của nhiều doanh nghiệp vào một container, phù hợp với những lô hàng nhỏ, tối ưu hóa chi phí vận chuyển khi không cần thuê nguyên container.

I. QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT SEA

Bước 1: Booking tàu

Xác định hãng tàu, tuyến đường, loại tàu phù hợp với yêu cầu của hàng xuất.
Liên hệ với hãng tàu hoặc đại lý để đặt chỗ, cung cấp thông tin về loại hàng xuất, trọng lượng, kích thước, thời gian dự kiến xuất hàng.
Hãng tàu sẽ xác nhận liệu có chỗ trống trên tàu cho lô hàng xuất và đưa ra lịch trình vận tải, giá cước, và các điều kiện liên quan.

Bước 2: Kiểm tra và xác nhận booking

Sau khi nhận được thông tin từ hãng tàu, người gửi hàng phải kiểm tra kỹ lưỡng các chi tiết của booking như ngày xuất tàu, lịch trình, số lượng container, và cước phí để đảm bảo phù hợp với yêu cầu của họ.
Khi mọi thứ đã khớp, người gửi hàng tiến hành xác nhận booking và yêu cầu hãng tàu cấp lệnh kéo container về đóng hàng xuất.

Bước 3: Hãng tàu trả lệnh cấp container để kéo về đóng hàng

Hãng tàu sẽ cung cấp lệnh cấp container cho người gửi hoặc công ty vận tải, cho phép họ kéo container từ cảng hoặc depot (kho) của hãng tàu về địa điểm đóng hàng xuất (kho hàng của người gửi).
Quá trình này thường do đơn vị vận chuyển nội địa thực hiện. Lệnh này cũng giúp đảm bảo rằng container được phân bổ đúng thời gian để tránh trì hoãn trong quá trình đóng hàng xuất.

Bước 4: Chuẩn bị giấy tờ theo yêu cầu của nước nhập khẩu

Người gửi phải chuẩn bị các giấy tờ theo yêu cầu của quốc gia nhập khẩu, bao gồm hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói (packing list), chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận kiểm dịch (nếu cần), và các giấy tờ liên quan khác.
Việc này giúp đảm bảo rằng hàng hóa có thể thông quan thuận lợi tại quốc gia nhập khẩu và tránh những rủi ro về pháp lý.

Bước 5: Mang container ra cảng chờ xuất khẩu

Sau khi đóng hàng xuất vào container, người gửi hàng sẽ vận chuyển container từ kho đến cảng xuất khẩu. Quá trình này thường được thực hiện bởi các công ty vận tải nội địa.
Container sau đó sẽ được đưa vào khu vực chờ xếp hàng lên tàu.

Bước 6: Khai báo hải quan

Người gửi hàng hoặc đại lý giao nhận tiến hành khai báo hải quan cho lô hàng xuất. Đây là bước quan trọng để thông báo với cơ quan hải quan về việc xuất khẩu lô hàng xuất, bao gồm thông tin về loại hàng, số lượng, giá trị và điểm đến.
Hồ sơ khai báo hải quan thường bao gồm hóa đơn thương mại, packing list, hợp đồng xuất khẩu và các giấy tờ khác đã chuẩn bị ở bước 4.

Bước 7: Đăng ký tờ khai hải quan cho hàng xuất

Sau khi khai báo xong, hệ thống hải quan sẽ tiến hành đăng ký tờ khai và đưa ra kết quả phân luồng. Các tờ khai sẽ được phân vào luồng xanh (thông quan nhanh), luồng vàng (kiểm tra hồ sơ) hoặc luồng đỏ (kiểm tra thực tế hàng hóa).
Nếu tờ khai thuộc luồng xanh, quá trình sẽ diễn ra nhanh chóng. Nếu thuộc luồng vàng hoặc đỏ, người gửi cần chuẩn bị thêm giấy tờ hoặc hỗ trợ quá trình kiểm tra thực tế.

Bước 8: Đóng thuế

Tùy vào loại hàng hóa xuất khẩu, người gửi có thể cần đóng thuế xuất khẩu trước khi hàng xuất được thông quan.
Sau khi thuế được nộp, cơ quan hải quan sẽ cấp chứng nhận đã hoàn thành nghĩa vụ thuế và hàng hóa được tiếp tục quy trình xuất khẩu.

Bước 9: Thanh lý tờ khai

Khi tất cả các bước kiểm tra và đóng thuế hoàn tất, tờ khai hải quan sẽ được thanh lý. Đây là bước xác nhận cuối cùng rằng lô hàng xuất đã thông qua mọi thủ tục và sẵn sàng để xuất khẩu.
Thanh lý tờ khai cho phép container của bạn có thể được đưa vào sổ tàu để xếp hàng xuất lên tàu.

Bước 10: Vào sổ tàu – Xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

Container của bạn sẽ được vào sổ tàu và lên kế hoạch bốc xếp lên tàu. Đây là bước mà hàng hóa của bạn chính thức được vận chuyển ra nước ngoài bằng đường biển.
Hàng hóa sẽ được xếp lên tàu theo đúng lịch trình đã thỏa thuận với hãng tàu.

Bước 11: Gửi bộ chứng từ xuất khẩu cho khách hàng

Sau khi hàng hóa lên tàu, người gửi hàng sẽ chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu, bao gồm vận đơn (Bill of Lading), hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, và các giấy tờ khác để gửi cho người nhập khẩu.
Bộ chứng từ này giúp người nhập khẩu nhận hàng tại cảng đến và hoàn tất các thủ tục thông quan.

Bước 12: Lưu hồ sơ

Sau khi hàng hóa đã xuất đi, người gửi cần lưu trữ toàn bộ hồ sơ liên quan đến lô hàng, bao gồm hợp đồng, vận đơn, giấy tờ hải quan và các chứng từ thanh toán.
Việc lưu hồ sơ giúp người gửi hàng có thể tra cứu lại thông tin khi cần thiết và đáp ứng yêu cầu kiểm toán nếu xảy ra sự cố.

II. NHỮNG LƯU Ý KHI XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG FCL VÀ LCL

1. Nắm rõ cách tính cước vận tải

Thực hiện theo thứ tự các bước sau đây:

Bước 1: Tính thể tích của gói hàng này bằng cách đo kích thước chiều dài, chiều rộng và chiều cao của gói hàng theo đơn vị mét (M).
Bước 2: Cân kiện hàng và xác định khối lượng theo đơn vị tấn (MT).
Bước 3: So sánh tổng trọng lượng lô hàng với số CBM. Giá cước sẽ tính theo số lớn nhất.
Bước 4: Tính giá cước dựa trên khối lượng hoặc số khối.

2. Lựa chọn người gom hàng phù hợp

Khi lựa chọn người gom hàng LCL (Less than Container Load), việc chọn đúng đối tác là yếu tố quan trọng để đảm bảo hiệu quả vận chuyển và tối ưu hóa chi phí. Dưới đây là một số lưu ý khi chọn người gom hàng LCL phù hợp:

Uy tín và kinh nghiệm: Cần có lịch sử làm việc uy tín, cam kết đảm bảo an toàn cho hàng hóa và thực hiện đúng cam kết về thời gian giao nhận. Người gom hàng có kinh nghiệm sẽ hiểu rõ quy trình vận chuyển, yêu cầu của hải quan, và có thể xử lý các tình huống bất ngờ hoặc phức tạp, giúp giảm thiểu rủi ro.
Chính sách giá cả và minh bạch về chi phí: Chi phí vận chuyển LCL thường phức tạp hơn vì hàng của nhiều bên khác nhau được gom vào một container. Do đó, người gom hàng cần cung cấp báo giá chi tiết, rõ ràng, minh bạch về tất cả các khoản phí như phí xử lý tại cảng, phí kho bãi, phí hải quan, và phí vận chuyển.
Chất lượng dịch vụ và khả năng giao tiếp: Khả năng hỗ trợ khách hàng trong quá trình vận chuyển là yếu tố then chốt. Người gom hàng cần có đội ngũ hỗ trợ sẵn sàng giải đáp thắc mắc, cung cấp thông tin về tình trạng hàng hóa và lịch trình vận chuyển.
An toàn và bảo hiểm hàng hóa: Với hàng hóa LCL, việc vận chuyển có thể gặp nhiều rủi ro do hàng hóa của nhiều bên cùng chia sẻ không gian container. Do đó, người gom hàng cần có các biện pháp bảo đảm an toàn hàng hóa và cung cấp bảo hiểm phù hợp để bảo vệ quyền lợi của người gửi trong trường hợp xảy ra tổn thất.